Date : février 2025 – En cours
Type de transaction : Assistance au mandat et coordination acheteur-vendeur
Volume : 50 000 MT/mois pendant 12 mois
Marchandise EN590 10 ppm
Région des Pays-Bas vers l'Afrique de l'Ouest
Approvisionnement en carburant - Afrique de l'Ouest
Arrière-plan
Fin 2024, Auctora a été contactée par un intermédiaire agréé, mandaté par un groupe d'acheteurs ouest-africain. L'acheteur final était une entité gouvernementale spécialisée dans les infrastructures et la distribution d'énergie, à la recherche d'un approvisionnement en diesel à long terme, selon des conditions de livraison CIF, pour soutenir ses opérations de distribution de carburant à l'échelle nationale.
Le titulaire du mandat avait déjà fait appel à plusieurs courtiers, mais n'avait pas réussi à conclure un accord en raison de procédures vagues, d'un manque de transparence du vendeur et de documents contradictoires. Notre première étape a consisté à filtrer les informations et à établir une base procédurale claire pour la suite des choses.
Rôle de l'auteur
Auctora a agi en tant que conseiller commercial direct et facilitateur, en fournissant les services suivants :
- Vérification du mandat et évaluation de la préparation de l'acheteur. Nous avons examiné la documentation du mandat et vérifié la capacité opérationnelle et financière de l'acheteur à l'exécuter. Cela comprenait un examen de la lettre d'intention, de la documentation de l'entreprise et de l'instrument proposé (DLC).
- Vérification et validation de l'allocation des vendeurs : Grâce à notre réseau de vendeurs côté raffinerie basé dans l'UE, nous avons mis en place un mandat de vendeur avec allocation vérifiée à Rotterdam et un historique d'approvisionnement testé et validé par les performances. Le vendeur a appliqué les procédures standard du secteur et a proposé une émission PPOP complète après DLC, conformément aux attentes de notre client.
- Structuration du contrat et harmonisation des procédures. Nous avons facilité le processus de négociation du SPA, en alignant les incoterms, les conditions générales, les procédures de dédouanement portuaire et en clarifiant les délais. Notre équipe a veillé à ce que l'accord reflète des fenêtres bancaires réalistes et protège les deux parties de toute ambiguïté ou clause à haut risque.
- Flux de documentation et suivi avant expédition : Auctora a contribué à garantir la conformité des conditions de la DLC avec les attentes du vendeur et les normes SGS. Nous avons examiné les documents d'entreprise du vendeur, notamment :
- Documentation des performances passées
- Licence d'exportation
- Passeport produit (spécification EN590)
- Procédures Q&Q
- Cadre de charte-partie pour le laycan initial
- Assistance à l'intégration et à la conformité : l'acheteur avait une expérience limitée des raffineries de l'UE. Nous avons accompagné ses équipes juridiques et achats dans les processus bancaires, de gestion des délais et de documentation, réduisant ainsi considérablement la confusion et les retards.
Défis surmontés
- Désinformation : L'acheteur avait reçu plusieurs SCO avec des prix irréalistes et de fausses promesses de paiement. Nous avons clarifié la structure des transactions CIF réelles et avons redéfini les attentes concernant le prix du marché et le déroulement des procédures.
- Préoccupations concernant l'instrument : La banque de l'acheteur s'est initialement opposée à un DLC entièrement renouvelable. Auctora a coordonné la communication directe entre la banque de l'acheteur et le responsable financier du vendeur, obtenant ainsi des conditions d'instrument acceptables.
- Pression liée au dédouanement portuaire : les retards dans la mise à jour de la politique portuaire locale ont compromis les délais de livraison. Nous avons assuré la liaison avec les agents de dédouanement portuaires et aidé l'acheteur à préparer les protocoles douaniers à l'avance.
Résultats et impact
L'acheteur et le vendeur ont signé un contrat de 12 mois, le premier laycan de 50 000 tonnes ayant été lancé en mars 2025. Le PPOP a été délivré dès confirmation de l'activation de l'instrument, et la vérification SGS a été effectuée avec succès avant le départ. Depuis, cette relation s'est transformée en un pipeline pour de nouvelles discussions sur le carburant en Afrique de l'Est et de l'Ouest.
